Palabras Claves: Archivo General de la Nación, Acuerdo 060 de 2001, ley 594, Recuperación de la Información, información, Colombia, comunicaciones.
Con las normas impuestas en Colombia y con la identificación de las comunicaciones del estado las cuales son circulares, memorandos, oficios o cartas como es conocido en el medio lo que se pretende es dar a conocer las leyes que se pueden aplicar a estas funciones.
Por consiguiente en el acuerdo 060 del año 2001, se establecen las pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas que cumplan con funciones públicas, estas comunicaciones oficiales trata básicamente de el tratamiento correcto para las cartas, circulares, memorando, y todo tipo de documentos que se genere en el ejercicio de una labor pública.
La constitución política en los artículos 15, 21,42, la ley 594 del año 2000 artículo 27 y el acuerdo 060 del año 2001 las normas que se deben cumplir para el trato de la información pertinente y de la correspondencia que se genere. De acuerdo a lo anterior el respectivo acuerdo establece y regula los temas correspondientes a las comunicaciones del estado o estatales las cuales hacen un desarrollo a través de la Constitución Política de Colombia de acuerdo a la ley 594 del Archivo General de la Nación.
De la misma manera, el acuerdo 060 del año 2001, en las pautas que da para el cumplimento debido de la correspondencia, dice que. Las firmas deben ser de las personas autorizadas, que los procedimientos para la radicación de comunicaciones especiales es el principio de orden original y una secuencia numérica, que la numeración de estos actos administrativos debe llevar un estricto orden numérico.
También en cuanto al control que se debe llevar es por medio de planillas ya normalizadas por la ley y la conservación documental debe asegurar la integralidad de los documentos, para las comunicaciones oficiales recibidas por medios electrónicos se deben hacer seguimiento de las comunicaciones por el mismo medio en que fueron creadas.
Para finalizar es importante que los documentos generados en función de un bien público, debe ser tan importante en cuanto a trato, conservación y disposición final de acuerdo a la ley que los rige así las organizaciones tendrían un mejor funcionamiento del archivo.
